Tramitação eletrônica traz novos desafios para futuro da gestão documental no Estado

Qual o futuro dos milhares de documentos digitais gerados diariamente no sistema de tramitação eletrônica SEI Bahia? Como atender à legislação, garantindo que, ao longo das próximas décadas, ou mesmo séculos, alguns desses documentos sejam não só preservados como estejam disponíveis para a população? Estes são alguns dos desafios na mira dos profissionais do Arquivo Público do Estado da Bahia que atua em parceria com a Secretaria de Administração do Estado (Saeb), colocando a sua expertise a serviço de um dos mais importantes processos envolvidos na implantação do SEI Bahia: a gestão documental.
Coordenadora de Gestão Documental do Arquivo Público do Estado – que é vinculado à Fundação Pedro Calmon -, a arquivista Adriana Silva conta que estão em andamento uma série de projetos para aprimorar a gestão documental no SEI Bahia. Um dos mais importantes é a integração do sistema com o AtoM, um software de fonte aberta e gratuito, recomendado pelo Conselho Nacional de Arquivos e que é usado hoje pelo Arquivo Público do Estado da Bahia para permitir o acesso on-line da população a documentos do seu acervo.
“Atualmente, estão no AtoM principalmente documentos digitalizados, alguns deles do tempo do Brasil Colônia; mas no futuro, a ideia é que documentos eletrônicos do Estado como os do SEI, que tenham interesse mais amplo e precisem de preservação, também possam estar disponíveis para a consulta do cidadão”, explica Adriana.
Outras novidades previstas são a criação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) integrado ao SEI Bahia, para transferência de processos encerrados, de modo a liberar a memória do sistema, e o desenvolvimento de uma funcionalidade que alerte às equipes responsáveis sempre que o ciclo de vida de um documento eletrônico se encerre e ele possa ser descartado. “Além disso, estamos trabalhando em um projeto para viabilizar a padronização dos processos durante o trâmite com órgãos de outros estados, municípios e do governo federal que utilizam o SEI”, acrescenta Adriana.
Marco - Ainda de acordo com a arquivista, que é mestre em Ciência da Informação pela Ufba, com artigos publicados sobre a experiência do SEI Bahia, a implantação da ferramenta, em 2017, representou um marco para o Estado na área de gestão documental. “Antes, nós já estávamos vivenciando a transição do papel para o suporte digital, mas à medida que o sistema tornou este trâmite oficial, ele nos obrigou a olhar de forma mais objetiva para a questão do controle e da guarda dos documentos eletrônicos”, explica Adriana.
Na visão da arquivista, a gestão documental foi uma das boas práticas da implantação do sistema, responsáveis por torná-lo referência para outros Estados. A parceria da equipe do SEI Bahia com o Arquivo Público foi iniciada mais de seis meses antes do decreto que deflagrou a tramitação eletrônica no Estado, o que permitiu um planejamento, com base em experiências bem-sucedidas na administração pública.  
A cada tipo processual implantado no sistema, as equipes foram orientadas a construir Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs) , informando prazos de guarda e destinação final para processos e documentos. “Por conta deste trabalho, é fundamental hoje que os servidores, ao abrirem um processo, adotem sempre o tipo processual adequado, já que isto traz consequências diretas para o prazo de guarda e a destinação dos documentos”, orienta Adriana.