Gestão de Documentos

 

O Governo do Estado da Bahia está investindo na redefinição do ambiente informacional para gerenciar eletronicamente processos e documentos por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

 

Essa plataforma engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Tem como principais características a quebra do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e, o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação, em tempo real.

 

O acesso à informação sob a guarda de órgãos e entidades públicas da administração estadual se constitui em um direito fundamental do cidadão, assegurado pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação. As boas práticas de gestão da informação passam, portanto, a ser responsabilidade de todos os envolvidos no ciclo de vida dos documentos - da produção à guarda.

 

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, que se propõem a eliminar ou recolher para guarda permanente é normatizado pelo Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado da Bahia, com base nas diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos.

 

O Programa de Gestão de Documentos tem como premissa orientar os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia quanto aos procedimentos e as práticas para a gestão arquivística de documentos, durante todo o ciclo de vida até sua destinação final, independente do suporte onde se encontra registrada a informação. Cabe ao Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade da Fundação Pedro Calmon (FPC) / Secretaria de Cultura (Secult), formular e propor a política estadual de gestão de documentos, estabelecendo as diretrizes básicas e procedimentos.

 

Diante das necessidades advindas da globalização e do uso das tecnologias de comunicação e informação, o Programa de Gestão de Documentos assume novas responsabilidades, contribuindo para a qualificação dos procedimentos referentes a documentos e processos eletrônicos e da formulação de políticas arquivísticas necessárias a uma gestão responsável de documentos, independente do suporte.

Dispositivos Legais sobre Gestão de Documentos

 

O primeiro dispositivo legal referente à gestão de documentos arquivísticos, no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia, diz respeito à Lei Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983.

 

Esta Lei dispõe "sobre a proteção dos arquivos públicos e privados" no Estado da Bahia, como mostra os Artigos 5º, 6º e 7º, que tratam de questões relacionadas especificamente à gestão de documentos.

 

Anos depois, em 2006, foi promulgado o Decreto nº 10.208, de 29 de dezembro de 2006 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do poder executivo estadual. Tal instrumento legal teve seus dispositivos alterados pelo Decreto nº 12.908, de 20 de maio de 2011.

 

Em 2010, foi publicada a Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 01 revisada e ampliada em 2014, com objetivo de orientar os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual quanto à gestão de documentos arquivísticos.

 

Com a publicação da Instrução Conjunta Saeb/Secult, o Governo do Estado da Bahia estabelece os primeiros instrumentos de gestão documental oficializados relativos às atividades sistêmicas do Estado. Entre os anexos integrantes da Instrução, vale destacar o Plano de Classificação, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), conforme a seguir: 

 

  • ANEXO I - Plano de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para download);
  • ANEXO II - Código de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para download);
  • ANEXO III - Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia: Atividades - Meio (Link para download);
  • ANEXO IV - Termo de Transferência de Documentos (Link para download);
  • ANEXO V - Listagem de Transferência de Documentos (Link para download);
  • ANEXO VI -  Listagem de Recolhimento de Documentos (Link para download);
  • ANEXO VII - Termo de Recolhimento de Documentos para Guarda Permanente (Link para download);
  • ANEXO VIII - Termo de Eliminação de Documentos (Link para download);
  • ANEXO IX - Listagem de Eliminação de Documentos (Link para download);
  • ANEXO X - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Link para download);
  • ANEXO XI – Índice (Link para download).