Boas Práticas (Top 10)

Para aproveitar melhor os recursos do SEI, e obter os recursos desejados, os usuários devem ficar atentos a uma série de boas práticas a serem adotadas em suas rotinas de trabalho. Confira algumas delas:  

#1 PADRONIZE OS PROCEDIMENTOS

O SEI é um sistema flexível. Isso significa que suas funcionalidades podem ser utilizadas de várias formas e adaptadas a diferentes realidades. Por isso, é importante padronizar processos de trabalho e implantar normas para uso do sistema. A instituição de normas e procedimentos colabora para a segurança da informação. Além disso, a padronização de documentos, metodologias e nomenclaturas facilita a o uso de uma série de recursos que o sistema oferece como pesquisas e medições.

#2 ADOTE A TRANSPARÊNCIA COM CRITÉRIO

 A transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo são princípios que devem nortear a atuação no SEI. Nesse contexto, o ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema. Em casos específicos, no entanto, é possível atribuir restrição de acesso a processos e documentos.

#3 RESPEITE AS ETAPAS DO PROCESSO E O FLUXO DE INFORMAÇÕES

O SEI oferece instrumentos para medir e monitorar os processos. Também permite manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Para garantir uma medição correta de desempenho dos processos, no entanto, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente, além de adotar funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Evite, por exemplo, manter um processo em aberto desnecessariamente. Tão logo as atividades pertinentes na sua unidade sejam finalizadas, lembre sempre de concluir o processo ou enviá-lo para outra unidade.

#4 DÊ PREFERÊNCIA AO EDITOR DO SEI

  Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível customizar tipos de documentos em obediência a padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais. Além disso, os tipos de documentos podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Os Documentos Internos têm a vantagem de adotar formatos padronizados e automatizados para data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI.

#5 COMO SABER SE UTILIZO UM DOCUMENTO INTERNO OU EXTERNO?

São chamados de documentos internos aqueles que são gerados dentro do SEI!. Todo documento que consistir em um novo pedido ou novo encaminhamento deve ser um documento interno. A regra é simples: se em papel você precisava assinar para enviar (e não apenas juntá-lo ao processo ou ao expediente), você deve criar um documento interno!

Já os documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas e imagens.

 

#6 TODO DOCUMENTO INTERNO NO SEI DEVE SER ASSINADO!

Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação. Para assinar um documento, clique no ícone de assinatura do processo:

 

#7 AO ENVIAR UM PROCESSO PARA OUTRA UNIDADE NÃO O MANTENHA ABERTO EM SUA UNIDADE!

Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.

Caso você precise acompanhar o andamento do processo, você pode utilizar o recuso de Acompanhamento Especial. Para isto, clique no ícone de Acompanhamento na tela do processo:

#8 CONCLUA OS PROCESSOS QUE TENHAM ATINGIDO SEUS OBJETIVOS!

Mas como sei que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida!

Por exemplo: o que concluí um processo orçamentário de Pedido de Descongelamento é a informação de SF/CGO de que o descongelamento foi realizado ou que não foi autorizado. Tendo isso em vista, a unidade requisitante, depois de retornado o pedido com o despacho deferido ou indeferido, deve concluir o processo.

#9 ACELERE SEU TRABALHO, USE A PESQUISA LIVRE DO SEI.

Algumas funcionalidades facilitam sua vida e agilizam a rotina de trabalho. Uma delas é a pesquisa livre do SEI. Com ela, é possível localizar rapidamente informações que você procura.

Ela se localiza na Barra de Ferramentas, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico em seu campo e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos e/ou documentos em que o termo aparece.

Barra de Ferramentas - SEI
Barra de Ferramentas - SEI

Por exemplo, podemos pesquisar o termo descongelamento. A tela de resultados que virá a seguir consiste em duas partes. A primeira apresenta o formulário de pesquisa estruturada (de uso opcional).

Formulário de pesquisa estruturada
Formulário de pesquisa estruturada

Ao digitar o número de um processo ou de um documento específico no campo de pesquisa livre, o SEI abre a árvore do processo ou o documento em questão. No formulário de pesquisa estruturada você pode adicionar outros critérios de pesquisa, como Interessado/Remetente, Assinante, Especificação/Descrição, Assunto, Unidade etc.

 

#10 NOTIFICAÇÃO DE ENVIO DE PROCESSO PARA E-MAIL DO DESTINATÁRIO.

Ao enviar processos no SEI é possível enviar notificações ao(s) e-mail(s) cadastrados da unidade destinatária, avisando-a do envio. Para realizar esse procedimento primeiramente é preciso ter conhecimento se a unidade que irá receber o processo dispõe de e-mail(s) cadastrado(s) no sistema. Para tanto, é preciso entrar em contato com o SEI Suprote (seibahia@saeb.ba.gov.br) e sanar essa dúvida.

Sabendo que há e-mail(s) cadastrado(s), ao tramitar o processo, na tela de envio, é necessário selecionar a opção “Enviar e-mail de notificação”, e o(s) e-mail(s) cadastrado(s) na unidade destinatária será(ão) notificado(s) de seu envio.

 

Enviar Processo
Enviar Processo

ATENÇÃO!
Como descrito acima, a sua unidade só receberá e-mail de notificação sobre novos processos tramitados para lá se: (I) a unidade tiver e-mail cadastrado e (II) a unidade de envio tiver selecionado a opção “Enviar e-mail de notificação” quando da tramitação.