O SEI é um sistema flexível. Isso significa que suas funcionalidades podem ser utilizadas de várias formas e adaptadas a diferentes realidades. Por isso, é importante padronizar processos de trabalho e implantar normas para uso do sistema. A instituição de normas e procedimentos colabora para a segurança da informação. Além disso, a padronização de documentos, metodologias e nomenclaturas facilita a o uso de uma série de recursos que o sistema oferece como pesquisas e medições.

 A transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo são princípios que devem nortear a atuação no SEI. Nesse contexto, o ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema. Em casos específicos, no entanto, é possível atribuir restrição de acesso a processos e documentos.

  Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível customizar tipos de documentos em obediência a padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais. Além disso, os tipos de documentos podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Os Documentos Internos têm a vantagem de adotar formatos padronizados e automatizados para data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI.

São chamados de documentos internos aqueles que são gerados dentro do SEI!. Todo documento que consistir em um novo pedido ou novo encaminhamento deve ser um documento interno. A regra é simples: se em papel você precisava assinar para enviar (e não apenas juntá-lo ao processo ou ao expediente), você deve criar um documento interno!

Já os documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas e imagens.

Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação. Para assinar um documento, clique no ícone de assinatura do processo.

Mas como sei que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está resolvida!

Por exemplo: o que concluí um processo orçamentário de Pedido de Descongelamento é a informação de SF/CGO de que o descongelamento foi realizado ou que não foi autorizado. Tendo isso em vista, a unidade requisitante, depois de retornado o pedido com o despacho deferido ou indeferido, deve concluir o processo.

Algumas funcionalidades facilitam sua vida e agilizam a rotina de trabalho. Uma delas é a pesquisa livre do SEI. Com ela, é possível localizar rapidamente informações que você procura.

Ela se localiza na Barra de Ferramentas, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico em seu campo e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos e/ou documentos em que o termo aparece.

Ao enviar processos no SEI é possível enviar notificações ao(s) e-mail(s) cadastrados da unidade destinatária, avisando-a do envio. Para realizar esse procedimento primeiramente é preciso ter conhecimento se a unidade que irá receber o processo dispõe de e-mail(s) cadastrado(s) no sistema. Para tanto, é preciso entrar em contato com o SEI Suprote (seibahia@saeb.ba.gov.br) e sanar essa dúvida.

Sabendo que há e-mail(s) cadastrado(s), ao tramitar o processo, na tela de envio, é necessário selecionar a opção “Enviar e-mail de notificação”, e o(s) e-mail(s) cadastrado(s) na unidade destinatária será(ão) notificado(s) de seu envio.

Infográficos

  Infográfico 01 - Benefícios do SEI - Confira os benefícios ao se utilizar o Sei.   (Clique aqui)

 Infográfico 02 - Administrador Local - Confira os procedimentos da atuação dos Administradores Locais. (Clique aqui)

  Infográfico 03 - Governança - Confira aqui a estrutura de governança aplicada ao SEI Bahia. (Clique aqui)

   Infográfico 04 - Como Implantar um tipo de processo - Confira aqui os procedimentos para a implantação de um processo  (Clique aqui)

   Infográfico 05 - Service Desk - Confira aqui o fluxo de atendimento relacionado ao negócio e/ou sistema, devendo ser aberto via ferramenta online corporativa da Prodeb. (Clique aqui)