Integração do SEI ao CAF Digital gera economia e permite desativar arquivo de papel

No início deste ano, a Secretaria de Administração do Estado (Saeb) desativou um arquivo rolante com mais de 11 mil pastas de processos de papel. Os documentos de mais de 100 mil fornecedores do Estado foram enviados ao Almoxarifado Central, e a Diretoria de Suporte à Logística da Saeb ganhou um espaço de 25 metros quadrados. A mudança é apenas um exemplo dos ganhos proporcionados pela integração do sistema de tramitação eletrônica SEI Bahia ao CAF Digital, a versão eletrônica do Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado da Bahia

Desde o lançamento do CAF Digital,  em 2021,  a Saeb deixou de  imprimir cerca de 3,4 milhões de folhas de papel e implementou mudanças que possibilitaram uma economia de cerca de R$ 1,17 milhão aos cofres públicos. “O CAF Digital nos permitiu reduzír de 30 dias para apenas 24 horas o tempo de análise dos documentos e facilitou a vida dos fornecedores que podem enviar documentos a qualquer dia da semana e em qualquer hora”, conta a diretora de Suporte à Logística, Geisiane Magalhães. Em paralelo, a iniciativa possibilitou ao Estado desarticular uma rede de postos de atendimento distribuídos por diversos municípios baianos sem gerar prejuízos para os fornecedores.

SEI Bahia -   De acordo com Geisiane,  o SEI Bahia tem uma participação fundamental nas transformações geradas pelo CAF Digital. Sempre que uma solicitação de inscrição de um fornecedor é deferida, um processo virtual é automaticamente gerado no sistema de tramitação eletrônica. Da mesma forma, quando há um pedido de atualização do documento pelo fornecedor, o novo arquivo eletrônico é incorporado ao processo já criado no SEI. “Esta sistemática traz muitas vantagens, porque o SEI Bahia já faz parte da nossa rotina para as mais diversas demandas, e nos permite visualizar o documento de forma muito prática e rápida”, conta Geisiane.

Com a desativação do arquivo físico, os papeis enviados ao almoxarifado passarão por um processo de gestão documental, para garantir que eles tenham o tempo de guarda adequado. A desativação só se tornou possível, no entanto, à medida que os fornecedores passaram a usar o CAF Digital, via Portal de Compras do Estado da Bahia (www.comprasnet.ba.gov.br), para fazer o upload dos documentos de forma eletrônica. Até então, para se inscrever ou atualizar dados no cadastro, era preciso entregar presencialmente os documentos ou encaminhá-los por Correio ou e-mail.