Categoria de processos a especificar é desativada no software SEI Bahia

A Secretaria de Administração do Estado (Saeb) acaba de desabilitar a categoria de processos “a especificar”, dentro do SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do governo baiano. Com a medida – formalizada por meio da instrução normativa número 012/2023 -, as equipes do poder executivo estadual, ao gerarem um novo processo, têm agora obrigatoriamente que classificá-lo como um dos tipos processuais já disponíveis no sistema ou, caso não seja possível, viabilizar a implantação de uma novo tipo.

O “Processo a Especificar” foi criado pela equipe do SEI Bahia como uma solução temporária para os casos em que o usuário não conseguia enquadrar o processo que deseja abrir entre os tipos disponíveis no sistema. Após a criação, o administrador local da unidade responsável pela geração do processo a especificar tinha um prazo de 60 dias para reclassificá-lo ou viabilizar a implantação de um novo tipo processual.

“Na época, nós precisávamos desativar o sistema de protocolo do Estado, mas ainda não tínhamos implantado um volume de tipos processuais suficiente para dar conta da variedade de processos que precisavam ser aberto pelas equipes”, explica o coordenador do SEI Bahia, Marcio Souza, ao chamar atenção para a mudança de cenário hoje, quando os usuários já podem encontrar no sistema mais de mil diferentes tipos processuais 

Em paralelo, Marcio alerta ainda para a importância das unidades providenciarem a reclassificação daqueles processos que ainda estão inseridos na categoria “a especificar”. ”Mensalmente, nós vamos enviar aos administradores locais do  SEI relatórios, indicando o percentual de processos a especificar já convertidos”, explica Marcio;

Gestão documental – A desativação do “processo a especificar” visa preparar o estado para a implantação do módulo de gestão documental desenvolvido no SEI pelo governo federal em parceria com o Tribunal Regional Federal da 4a Região (TRF-4). Como a solução, todo processo de  descarte e guarda de documentos será feito automaticamente no sistema. No SEI Bahia, por enquanto, os arquivos gerados permanecem armazenados. Para viabilizar a gestão documental, no entanto, a cada tipo processual implantado, as equipes constroem Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs) informando prazos de guarda e destinação final. No caso dos processos abertos como a especificar, no entanto, esta classificação não pode ser feita, o que inviabiliza o tratamento adequado dos arquivos.

“Como o número de processos gerados cresce exponencialmente (em média, são um milhão de novos processos a cada oito meses) a conseqüência da falta de gestão documental é um consumo desnecessário de recursos computacionais do Estado, que poderiam ser aplicados para um melhor desempenho do próprio sistema”, explica Márcio, ao acrescentar que o  volume de dados armazenados no SEI Bahia hoje já chega a 70 terabytes.