Tramitação eletrônica garantiu produtividade das rotinas do estado durante a pandemia

Em 2020, as unidades do governo baiano abriram mais de 876 mil processos e geraram cerca de 10,4 milhões de documentos no SEI Bahia - o sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo. A movimentação no sistema - que resultou numa economia de R$ 26, 3 milhões com a redução no consumo de mais de 31 milhões de folhas de papel e a preservação de 6.473 árvores - é um dos índices que demonstram como o processamento eletrônico  ajudou o Estado a manter e até intensificar a produtividade, mesmo diante das exigências de distanciamento social geradas pela pandemia do coronavírus.
 
"O SEI Bahia é uma das ferramentas com papel chave na consolidação do processo de transformação digital do Estado, que ganha destaque diante dos desafios gerados pela pandemia da Covid-19", defende o secretário de Administração do Estado, Edelvino Góes, ao citar também a importância de ferramentas como o novo sistema informatizado de gestão de pessoas, o RH Bahia, e a plataforma eletrônica de serviços SAC Digital.

Cedido gratuitamente pelo TRF 4 ao governo baiano, o SEI Bahia começou a ser utilizado pelos órgãos estaduais em 2017. "Quando a pandemia chegou, os servidores do Estado já estavam maduros para atuar com processos eletrônicos", explica o coordenador de  Inovação Tecnológica da Secretaria de Administração do Estado (Saeb), Márcio Souza,

Líder da equipe do SEI Bahia, Marcio relata que em 2020 o número de documentos gerados pelos servidores estaduais chegou a crescer  3%. Em paralelo, foi notado um aumento significativo do interesse dos órgãos pela implantação no sistema dos processos específicos de suas áreas de atuação (os chamados processos finalísticos). Em 2020, passaram a tramitar eletronicamente 297 novos tipos de processos finalísticos - o que significou um crescimento de  88,4%. A demanda maior foi nas áreas de segurança, saúde e educação, que juntas foram responsáveis por 73,7% do total de novos processos implantados. 

Usuários externos - Outro impulso importante foi dado no cadastramento de usuários externos. Ao longo do ano, 12.903  usuários de fora do governo - incluindo fornecedores, estudantes das universidades estaduais e cidadãos em geral - passaram a utilizar o software para interagir com o Estado em processos do seu interesse

A alta demanda pelo cadastramento foi consequência de soluções desenvolvidas para viabilizar a realização virtual de atividades antes feitas presencialmente. Graças ao sistema, por exemplo,  a Universidade do Estado da Bahia (Uneb) promoveu a colação de grau por webconferência de 1500 alunos, que se cadastraram como usuários externos para assinar virtualmente a ata da solenidade da formatura.

Licitações - Marcio Souza explica ainda que a tramitação eletrônica também foi importante para auxiliar os gestores de negócio a viabilizar a realização de licitações no Estado de forma inteiramente remota. Para dar suporte aos órgãos, a equipe do SEI Bahia realizou todo um trabalho de orientação, com mapeamento de processos, estudo das ferramentas disponíveis e elaboração de um manual para auxiliar as unidades na realização de contratações de serviços e equipamentos de forma segura e ágil.

O coordenador relata ainda a importância de uma série de inovações e melhorias colocadas à disposição dos usuários do SEI Bahia ao longo de 2020, a exemplo da ferramenta de Business Intelligence (BI), que permite aos gestores estaduais analisar, através de painéis e gráficos, a produtividade dos processos de suas áreas; e do módulo de peticionamento eletrônico, por meio do qual usuários externos podem dar entrada em processos e anexar documentos. Para completar, ainda no primeiro trimestre deste ano, o SEI Bahia vai passar a oferecer um Assistente de Atendimento Robotizado (Chatbot), que visa, nesta primeira fase, atender a dúvidas e questões em relação ao sistema, de forma rápida e assertiva.