Saeb edita instrução normativa sobre entrega das tabelas de temporalidade de documentos

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Temporalidade

A Instrução Normativa 022/2019, publicada pela Secretaria da Administração (Saeb), acaba de prorrogar o prazo para que as unidades do Poder Executivo Estadual apresentem à Coordenação do projeto SEI Bahia as Tabelas de Temporalidade de Documentos referentes aos seus tipos de processos próprios implantados no sistema informatizado. De acordo com o documento, disponível no Diário Oficial do Estado (DOE) desta terça-feira (11), o envio deve ser feito até 6 de janeiro do próximo ano. O prazo anterior se encerraria no último dia 9 de setembro.

As Tabelas de Temporalidade são documentos que  informam o prazo de permanência em arquivo de cada um dos diferentes tipos de documento que compõem um processo, assim como sua destinação final. A tarefa de elaborar estas tabelas ficou a cargo das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos, grupos multidisciplinares criados nos órgãos ou entidades especialmente para esta atividade. O trabalho conta ainda com o envolvimento do Arquivo Público da Bahia, que presta consultoria aos órgãos na elaboração das tabelas.

Atualmente, já estão implantados no SEI Bahia 398 tipos de processos administrativos próprios, aqueles específicos de determinados órgão, e 279 sistêmicos, como são chamados os tipos de processos adotados por todo Estado. No primeiro caso, os procedimentos para implantação ficam sob responsabilidade direta dos administradores locais do SEI Bahia em cada unidade, sob a orientação da equipe do projeto, na Saeb. Já a implantação dos processos sistêmicos fica a cargo diretamente da coordenação do SEI Bahia, junto com a Assessoria de Planejamento e Gestão (APG/Saeb).

O SEI Bahia é o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual.  Além de redução de custos e dos ganhos ambientais proporcionados pela redução do consumo de papel, o software – que foi cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) - visa garantir mais agilidade e transparência à tramitação de processos.