SEI Bahia se prepara para salto tecnológico como ferramenta de apoio à gestão do Estado
Depois de proporcionar uma economia de mais de R$ 15 milhões para os cofres públicos baianos - graças à redução do consumo do papel nos órgãos estaduais - o SEI Bahia pode se transformar em ferramenta chave para otimizar a gestão dos processos de negócio do Estado. A novidade está prevista no documento “O que há pela frente no SEI Bahia”, elaborado pela Coordenação do projeto capitaneado pela Secretaria de Administração do Estado (Saeb).
O documento define uma série de iniciativas e projetos a serem implantados nos próximos anos com o objetivo de potencializar os recursos oferecidos pelo sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo. “Com corpo técnico e tecnologia adequados, é possível promover um salto na utilização do sistema no Estado, de modo que ele se torne uma peça chave dentro da nossa política de governo eletrônico”, acredita o superintendente de Gestão e Inovação da Saeb, Anderson Prazeres.
De acordo com Anderson, o potencial do SEI Bahia como ferramenta de apoio à gestão decorre do fato de que hoje a tramitação da maior parte dos processos administrativos do Estado se dá por meio do software. Os gestores do Estado inclusive já podem encontrar no sistema alguns recursos úteis à sua gestão, como, por exemplo, uma ferramenta que calcula o tempo médio de tramitação e auxilia na identificação de gargalos ao andamento dos processos.
No futuro, será possível se apropriar, de forma mais ampla, dos milhares de dados que circulam no SEI Bahia, inclusive com a extração de relatórios de apoio a gestão. “Antes disso, no entanto, será preciso implantar os diversos processos administrativos de negócio (sistêmicos e finalísticos de cada órgão) ,além de planejar e executar os processos de automação quando for conveniente numa análise da relação entre custo e benefício, de modo a permitir que parte dos procedimentos passem a ser executados no sistema de forma automática, sem a necessidade da interferência humana”, explica o superintendente.
Em outra vertente, a equipe do SEI Bahia também planeja a integração do software com uma série de sistemas especialistas do Estado, ampliando a sua capilaridade e mantendo os documentos eletrônicos gerados dentro das normas arquivísticas preconizadas pelo Coselho Nacional de Arquivos (Conarq), com aplicação da tabela de temporalidade de documentos, controle da autenticidade e garantia da cadeia de custódia. Neste caso, o trabalho já foi deflagrado, com iniciativas como a integração ao Cérberus, o sistema utilizado pelo Instituto do Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Inema) para gerenciamento eletrônico de processos ambientais. Outra novidade prevista é o desenvolvimento de um módulo de peticionamento, que permitirá a usuários externos, como fornecedores e cidadãos em geral, realizar solicitações ao Estado por meio da ferramenta eletrônica.
Cedido ao governo baiano pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI começou a ser implantado no Estado em março de 2017. Desde então, a equipe do projeto já contabilizou mais de 506 mil processos abertos e 6,44 milhões de documentos gerados no sistema informatizado, além de contar com 38.902 usuários cadastrados de 70 diferentes unidades do Poder Executivo Estadual.
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