Órgãos têm até 28 de fevereiro para implantar processos próprios

Instrução normativa também determinou o início da tramitação eletrônica de mais 14 novos tipos de processos sistêmicos 

Os órgãos do Poder Executivo Estadual têm até o próximo dia 28 de fevereiro para implantar os seus processos administrativos próprios no SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo. O prazo foi definido por meio da instrução normativa nº 002/2019, publicado no Diário Oficial do Estado nesta sexta-feira (25.01) pela Secretaria de Administração do Estado (Saeb).

A mesma instrução normativa também estabelece o próximo dia 29 de março como data-limite para que as unidades apresentem à Coordenação do projeto às Tabelas de Temporalidade de Documentos referentes a cada um dos tipos de processos próprios implantados no novo sistema. As tabelas  informam o prazo de permanência em arquivo de cada um dos diferentes tipos de documento que compõem um processo, assim como sua destinação final.

Os procedimentos administrativos próprios são aqueles específicos de determinados órgão. Nestes casos, os procedimentos para implantação ficam sob responsabilidade direta dos administradores locais do SEI Bahia em cada  unidade, sob a orientação da equipe do projeto, na Saeb. “Caso a unidade não identifique o objeto de um determinado tipo de processo, ela deverá cadastrá-lo no sistema na categoria processo a especificar, que estará disponível a partir de 28 de fevereiro”, orienta o analista de processos organizacionais Márcio Souza, da equipe de Coordenação do SEI Bahia.

Processos sistêmicos – Além dos novos prazos para implantação dos processos próprios, a instrução normativa também traz uma relação de 14 tipos de processos administrativos sistêmicos residuais que agora passam a tramitar exclusivamente no SEI Bahia. A relação inclui, entre outros, os processos para credenciamento (edital, cadastro, pagamento, convocação e contratação), concessão e prestação de contas de adiantamento, outorga de bem imóvel (concessão de uso por contrato de gestão e por concorrência) e inventário de material de consumo e permanente.  A relação completa pode ser conferida aqui.  .

Com a iniciativa, o projeto alcança a marca de 433 tipos de processos tramitando eletronicamente, sendo 181 próprios dos órgãos e 252 sistêmicos. Cedido ao governo baiano pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI começou a ser implantado no Estado em março de 2017. Desde então, a equipe do projeto já contabilizou 3,7 milhões de documentos cadastrados e 252 mil processos gerados no sistema informatizado. A estimativa é que a iniciativa tenha gerado uma economia de cerca de $ 4,2 milhões aos cofres públicos. O cálculo leva em conta a eliminação de despesas com aquisição de folhas de papel, somados à redução dos custos com grampos, capas de processos, impressão e transporte de material.