Saeb economiza 100 mil folhas de papel com implantação do SEI
Apenas sete meses depois da implantação na Secretaria da Administração do Estado (Saeb), o Sistema Eletrônico de Informação (SEI Bahia) gerou uma economia de 100 mil folhas de papel A4. O SEI é um sistema eletrônico que acaba com o uso de papel nos processos administrativos, gerando ganho ambiental, economia para o Estado, otimização do trabalho, dentre outras vantagens.
Quando o SEI Bahia for implantado em todos os órgãos do Estado, a estimativa é que a economia de papel chegue a 185 milhões de folhas de papel A4, a cada dois anos. A Implantação no Estado será gradativa. Mas, o governador Rui Costa já sancionou o Decreto 17.983/2017, determinando o SEI Bahia como obrigatório para todos os órgãos da administração direta, autarquias, fundações, fundos especiais e empresas estatais dependentes.
A Superintendência de Recursos Logísticos (SRL), unidade pertencente à Saeb, iniciou a implantação do SEI Bahia na Saeb, em março deste ano, como projeto piloto. Em apenas sete meses, a secretaria já possui 700 processos administrativos tramitando eletronicamente pelo SEI Bahia. Como cada processo possui uma média de 150 páginas, a secretaria alcançou a economia de 100 mil folhas de A4.
A SRL realizou um levantamento no sistema de protocolo do Estado e contabilizou que 1,2 milhão de processos administrativos foram cadastrados nos órgãos públicos da administração direta, entre os anos de 2014 e 2015. Multiplicando a quantidade de processos administrativos do Estado pelo número médio de páginas por processo, a SRL estima que a quantidade de papel economizada chegue a 185 milhões de folhas de A4, a cada dois anos, quando o programa estiver instalado em todos os órgãos.
Além da economia de papel, o SEI Bahia gera economia com outros insumos. Com o processo circulando eletronicamente, o Estado deixa de utilizar a capa de papelão do processo, os colchetes de metal que prendem as páginas, além de economizar com a impressão.
A Superintendência de Recursos Logísticos estimou o custo unitário do processo físico. Contabilizando apenas preço do papel A4, o gasto com a impressão e o valor pago pela capa de papelão e pelos colchetes de metal que prendem as páginas, a Saeb calculou o custo R$ 9,25 por cada processo.
Valor - Multiplicando o valor estimado por cada processo pela quantidade total de processos, a economia estimada para os cofres públicos será R$ 11,2 milhões (em dois anos). Esse valor é uma estimativa conservadora, porque não levou em consideração todos os custos que incidem em um processo.
Empresas especializadas em processo eletrônico estimam que o custo unitário com processo físico chegue a R$ 30,00. Neste preço são calculados insumos não mensurados pela Saeb como horas trabalhadas, custo de armazenamento dos processos, energia elétrica e outros.
Apesar de não mensurado, os ganhos com a otimização do trabalho e com armazenamento são perceptíveis para quem trabalhava com processos físicos e agora utiliza o SEI Bahia. O servidor Márcio Garcia, que atua no setor de execução orçamentária da Saeb, disse que diminuiu o trabalho manual e o tempo que gastava na instrução de processos de pagamento. Garcia é responsável pelos processos de pagamento de combustível para abastecimento de toda frota do Estado (interior e capital).
O servidor contou que perdia muito tempo montando manualmente processos de cerca de 500 páginas, tendo que ajuntar folhas em ordem cronológica, além de assinar e numerar todas as páginas. “Também tem os problemas do armazenamento e do arquivamento. Os processos guardados ocupam muito espaço, além de perdemos tempo para arquivá-los”, explicou.
Agora, com a utilização do SEI Bahia, o sistema faz tudo isso automaticamente, evitando todo o trabalho manual. Também vão acabar os problemas gerados com armazenamento dos processos físicos, que ocupam muito espaço, além de gerar custos como energia, segurança e outros. “Eu economizo pelo menos um dia de trabalho em cada processo, utilizando o SEI Bahia”, afirmou Garcia.
“A economia de papel foi representativa em apenas sete meses. Quando o sistema estiver instalado em todo estado será ainda mais expressiva”, conclui Anderson Prezeres, gestor do SEI Bahia. Para mensurar visualmente a economia de papel, Anderson reuniu a quantidade de resmas correspondentes as 100 mil folhas de A4 que poupadas com a utilização do SEI. Depois de encerrado, por exigência legal, os processos da Saeb precisam ficar armazenados e são guardados no Almoxarifado Central do Estado, situado em Mata Escura. São vários galpões destinados a guarda de processos físicos.
A Bahia é o primeiro estado do país a implantar o SEI, que foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Além de extinguir o papel, o Sistema Eletrônico de Informação vai trazer também mais agilidade, transparência, redução de custos, otimização do trabalho, ganho de espaço físico e a satisfação do usuário. Em função de sua qualidade, o Sistema também foi cedido para vários órgãos do Governo Federal como Controladoria Geral da União, STJ.
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